問題を解いてみよう
過去に実際に出題された問題（一部）と解答・解説を掲載しています。
必要とされる資質
上司の機嫌が悪いときは
秘書Ａは他部署の秘書Ｄから，近ごろ上司の機嫌が悪くて困っていると相談を持ち掛けられた。そのためＤは，上司に伝えたいことも思うように伝えられないことがあるという。このような場合，ＡはＤにどのようなアドバイスをすればよいか。箇条書きで四つ答えなさい。
解答・解説
１．Ｄの方に，上司の機嫌を悪くする原因がないか振り返る。
２．伝えたいことをメモにして渡すのも一つの方法である。
３．上司の機嫌が悪いことを意識し過ぎないで，平常通りの態度で接するようにする。
４．上司が不機嫌になるのはどのようなときか，状況をつかむように努める。
［解 説］
秘書なのだから，上司への接し方や仕事の仕方などを見直して対応するなどが答えになる。解答例の他に，「上司はＤを信頼しているからこそ，Ｄに感情をあらわにするのかもしれない」などもよい。
職務知識
上司の急な出張への対応
秘書Ａは上司（営業部長）の外出中に，急に出張することになった上司の出張準備をしていた。そこへ他部署のＫ部長が訪ねてきた。上司は外出中と言うと，「営業部長はどこに出張するのか」と聞かれた。その出張は誰にも知らされていないはずだが，Ｋ部長は知っているようだ。このような場合Ａは，どのように対応すればよいか。順を追って箇条書きで答えなさい。
解答・解説
１．出張先について，詳しいことは知らされていないと言う。
２．上司を訪ねてきたことに対しては，用事があれば聞いておいて，上司が戻ったら伝える。または，上司に確認して返事をすると言う。
３．上司が戻ったら，Ｋ部長のことを伝えて対応する。
４．上司に，今後このようなことがあった場合には，どのように対応すればよいか確認しておく。
［解 説］
この場合，上司の出張についてＫ部長は知っているようだとしても，Ａは知らないこととして対応するのがよいことになる。後は，外出中の上司を訪ねてきた他部署の部長に対する通常の対応を答えればよい。
一般知識
ビジネス用語の説明
次の用語を簡単に説明しなさい。
1）シナジー効果
2）ニッチビジネス
3）ステークホルダー
4）イニシャルコスト
解答・解説
1）二つ以上のものが相互作用により効果を高めること。
2）他の企業が進出していない分野の事業のこと。
3）企業などに利害関係を持つ人や組織のこと。
4）新規事業開始までに掛かる技術開発費や機械・設備の導入費などのこと。
マナー・接遇
忙しい時の誘いの断り方
秘書Ａは，外出中の上司あての電話を受けた。上司の知人からで，「たまには夕食でも一緒にどうか。都合はそちらに合わせる」と言う。Ａがこのことを帰社した上司に伝えると，「支店のトラブルのことで今はそれどころではない。君から断っておいてくれないか」と言われた。このような場合の断り方のポイントを，箇条書きで三つ答えなさい（｢言葉遣い」に関すること以外）。
解答・解説
１．仕事が忙しいので今は時間がつくれないと断るが，トラブルのことは口外しない。
２．誘ってくれたことへの礼やすまないということを，上司が言っていたこととして伝える。
３．時間がつくれるようになったら，こちらから連絡すると言う。
技能
上司の行動がスケジュール通りにいかないときは
上司の行動がスケジュール通りにいかないことがあるとすれば，それはどのようなときか。上司に原因があると想定したケースを二つ挙げなさい。また，スケジュール通りに行動してもらうにはどのようにすればよいか。想定したケースについての対応策をそれぞれ二つずつ答えなさい。
解答・解説
１．上司が予定を忘れたり，時間を気にしなかったりするとき。
ａ予定を都度，早めに念を押すようにする。
ｂ予定が続いているときは，次の予定をメモして渡しておく。
２．上司の体調がよくないとき。
ａ体調を確認して，負担が少なくなるようにスケジュールを組む。
ｂ内容や前後の予定によっては，代理や延期などの調整を提案する。
［解 説］
上司の行動がスケジュール通りにいかないときは，まず何が原因かを考え，それについて対応策を取る必要がある。ここでは，上司に原因があると想定する問いなので，それに対して，秘書としての対応策を具体的に答えることになる。