アイコン秘書検定インタビュー[企業編]

企業で取り組む秘書検定

秘書検定で電話秘書としての
おもてなしの意識を徹底する

株式会社ビジネスアシスト(東京都豊島区)

おもてなしの心で対応する“電話秘書”

(左から)代表取締役の岩ア敏光氏と営業リーダーの伊藤純子さん。
「“秘書” は弊社を表現する上で必要不可欠なキーワードです」と岩ア氏は話す

 株式会社ビジネスアシストは平成11年の創業以来,電話秘書サービスを専門に行う企業だ。
電話秘書サービスとは,顧客である企業にかかってきた電話を同社のスタッフが対応すること。 つまり電話代行サービスなのだが,“電話秘書” とした理由を代表取締役の岩ア敏光氏はこう説明する。 「当社のオペレーターは単に電話を取り次ぐだけでなく,秘書としてのおもてなしや気遣い,心配りを意識して電話応対をしています。 マナーや常識といった知識を携えたスタッフが常駐し,対応できることが当社の最大の強みです」。

 なぜ電話応対に,おもてなしや秘書の知識を重視するのだろうか。 「正直なところ電話だけでは,各企業の仕事内容や業務の進捗状況が分からず,電話の相手が何をどうしたいのか全く分からないこともあります。 ですからスタッフは,勘を働かせることが重要です。相手が何を伝えたいのか,察しながら対応できる心配りと気遣いが必要になってくる」と岩ア氏は話し,こう続ける。
「『◯◯はただいま外出しております』『担当ではないので,分かりかねます』と答えるだけだったら誰にでもできます。 電話応対のスキル以上に,おもてなしの心で対応することで会員様のためになる対応ができるのです。 会員様への思いやりを持ちながら,電話の向こうのお客さまをおもてなしする気持ちで業務に当たっています」。

秘書検定2級の取得を義務化!

 スタッフ一人一人がおもてなしの心を意識して完璧な電話応対を目指す同社。 教育の柱となるのが入社時の新人研修だが,資格や検定の取得にも力を入れている。
 同社では数年前から秘書検定2級の取得を義務化。 現在,スタッフ25名中22名が取得している。 取得を義務化した理由を岩ア氏はこう話す。 「電話秘書という業務がボスである会員様をサポートしながら,連絡をくれるお客さまをもてなす秘書業務だと考えているからです。 全スタッフが秘書としての意識を持つべきと考え,検定を導入しました」。

 営業リーダーを務める伊藤純子さんは,秘書検定1 級の合格者だ。 「心配り,気遣いといった“秘書力” が身に付くと仕事がしやすくなります。 どのような状況でも対応できる自信が付きました」と話す伊藤さんは,秘書検定以外のビジネス系検定の最上位級も取得している。
 伊藤さんのように,同社のスタッフは資格や検定の学習を通してスキルアップを図っている。 「お客さまに喜んでいただける対応がしたい」。